Privacy Policy

Titolare del Trattamento dei Dati e Contatti

Ai sensi del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR – Regolamento UE 2016/679), il Titolare del Trattamento, ovvero il soggetto giuridico che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei tuoi dati personali è:

• Denominazione ufficiale: Voci Neurodivergenti
• Forma giuridica: Associazione di Promozione Sociale (APS)
• Codice Fiscale / P. IVA: 96651080580
• Sede Legale: Via Spalato 27, 00198, Roma, RM
• Rappresentante Legale: il Presidente pro tempore dell’Associazione Stefano Nobili-Benedetti

Come contattarci per questioni legate alla Privacy

Per qualsiasi domanda relativa a questa privacy policy, per sapere quali dati conserviamo o per esercitare i tuoi diritti (come la cancellazione o la modifica dei dati), puoi contattarci in qualsiasi momento ai seguenti recapiti:

• Email ordinaria: vocineurodivergenti@gmail.com
• Telefono: 3921656952

Quali dati raccogliamo

A seconda del tipo di rapporto che hai con la nostra Associazione (socio, donatore, volontario, partecipante agli eventi o semplice visitatore del sito web), potremmo raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi e di contatto
  • Sono i dati che ci fornisci direttamente quando compili il modulo di iscrizione, quando richiedi informazioni o ti iscrivi alla newsletter.
  • Esempi: Nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo email, numero di telefono.
• Dati amministrativi, finanziari e di pagamento
  • Sono i dati necessari per gestire gli aspetti economici legati al sostegno dell’Associazione.
  • Esempi: Dati relativi al versamento della quota associativa o delle donazioni (es. IBAN, dati della carta di credito/debito tramite piattaforme sicure terze), storico delle donazioni effettuate.
• Dati multimediali (Foto e Video)
  • Durante le nostre attività e i nostri eventi pubblici, potremmo scattare fotografie o registrare video per documentare l’operato dell’Associazione.
  • Esempi: Immagini o riprese video che ti ritraggono, che verranno utilizzate per materiale informativo o promozionale solo previo tuo esplicito consenso.
• Dati di navigazione internet
  • I sistemi informatici che fanno funzionare il nostro sito web acquisiscono automaticamente alcuni dati durante la tua navigazione.
  • Esempi: Indirizzo IP, tipo di browser, data e ora della visita, pagine visualizzate.

Finalità della raccolta dati

La nostra Associazione utilizza i tuoi dati personali esclusivamente per il perseguimento di scopi determinati, espliciti e legittimi, legati alle nostre attività istituzionali e statutarie. Nello specifico, i tuoi dati saranno trattati per le seguenti finalità:

• Gestione del rapporto associativo e amministrativo: Questa finalità è strettamente necessaria per la vita stessa dell’Associazione e per adempiere agli obblighi di legge, nello specifico ci permette di:
  • Gestire la tua richiesta di iscrizione o rinnovo a socio e la tenuta del Libro Soci.
  • Convocare le assemblee dei soci e inviare comunicazioni istituzionali relative alla vita dell’Associazione.
  • Gestire il pagamento delle quote associative, l’emissione delle ricevute e gli adempimenti contabili, fiscali e assicurativi obbligatori.
• Organizzazione e partecipazione alle attività istituzionali: Trattiamo i dati per permetterti di usufruire dei nostri servizi o partecipare ai nostri progetti.
  • Permetterti di iscriverti e partecipare a corsi, eventi, laboratori, viaggi associativi o progetti di volontariato.
  • Garantire la sicurezza durante le attività (ad esempio, verificando i certificati medici sportivi o gestendo segnalazioni su allergie alimentari per i pasti sociali).
• Gestione delle donazioni e rapporti con i sostenitori: Se decidi di sostenere i nostri progetti con una donazione, utilizzeremo i tuoi dati per:
  • Registrare ed elaborare la donazione (una tantum o regolare).
  • Inviare la ricevuta valida ai fini delle detrazioni o deduzioni fiscali previste dalla legge.
  • Comunicare i dati all’Agenzia delle Entrate (se richiesto dalle normative vigenti per il 730 precompilato).
• Informazione, comunicazione e promozione (Newsletter e Raccolta Fondi): Desideriamo tenerti aggiornato sul nostro impatto e sulle nostre iniziative, ma lo faremo solo nei limiti consentiti:
  • Inviare la newsletter istituzionale, aggiornamenti sui progetti, inviti ad eventi pubblici e campagne di raccolta fondi (principalmente tramite email).
  • Pubblicare immagini o video degli eventi sui canali ufficiali dell’Associazione (sito web, social network, materiale cartaceo) a scopo documentale e promozionale.
• Sicurezza e funzionamento del sito web: Garantire il corretto funzionamento tecnico del nostro sito internet, prevenire frodi, abusi o attacchi informatici.

Base giuridica del trattamento

Trattiamo i tuoi dati personali solo in presenza di almeno una delle condizioni previste dal GDPR (Art. 6 e Art. 9). Nello specifico, le nostre basi giuridiche sono:

• Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (Art. 6, par. 1, lett. b del GDPR): Utilizziamo i tuoi dati perché sono necessari per gestire la tua richiesta di iscrizione a socio, per l’emissione della tessera associativa, per farti partecipare alle nostre attività istituzionali o per elaborare la tua donazione.
• Adempimento di un obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c del GDPR): Trattiamo i tuoi dati quando ce lo impone la legge. Ad esempio, per la corretta tenuta del libro soci (come richiesto dal Codice del Terzo Settore), per la rendicontazione amministrativo-contabile delle donazioni o per l’invio dei dati all’Agenzia delle Entrate per le detrazioni fiscali.
• Il tuo consenso esplicito (Art. 6, par. 1, lett. a del GDPR): Chiediamo il tuo consenso facoltativo e specifico per attività che non sono strettamente collegate al rapporto di socio o donatore, come:
  • L’invio della nostra newsletter promozionale o di aggiornamento (se non sei socio).
  • La pubblicazione di foto o video che ti ritraggono durante i nostri eventi sul nostro sito web o sui social network.
• Il tuo consenso esplicito (Art. 6, par. 1, lett. a del GDPR): Chiediamo il tuo consenso facoltativo e specifico per attività che non sono strettamente collegate al rapporto di socio o donatore, come:
  • L’invio della nostra newsletter promozionale o di aggiornamento (se non sei socio).
  • La pubblicazione di foto o video che ti ritraggono durante i nostri eventi sul nostro sito web o sui social network.
• Legittimo interesse del Titolare (Art. 6, par. 1, lett. f del GDPR): In alcuni casi limitati, trattiamo i tuoi dati per perseguire un interesse legittimo della nostra associazione, purché non prevalgano i tuoi diritti. Ad esempio, per inviare comunicazioni informative o di raccolta fondi esclusivamente a chi è già socio o donatore regolare, o per garantire la sicurezza informatica del nostro sito web.

Modalità di trattamento, conservazione digitale e sicurezza

I tuoi dati personali sono trattati principalmente attraverso strumenti informatici e telematici, nel pieno rispetto delle misure di sicurezza logiche e organizzative previste dal GDPR.

• Conservazione cartacea: I documenti cartacei (es. moduli di iscrizione firmati a mano, fogli presenze dei volontari) sono custoditi presso la sede legale dell’Associazione all’interno di archivi protetti, ad accesso controllato e consentito solo al personale autorizzato.
• Conservazione digitale: I dati digitali (es. database dei soci, liste email, dati delle donazioni) sono memorizzati su computer protetti da password, sistemi gestionali dedicati o servizi cloud sicuri. L’accesso è limitato tramite credenziali personali e i sistemi vengono aggiornati regolarmente per prevenire intrusioni o perdite di dati.
  • Misure di Sicurezza Digitale: Per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati, smarrimenti o modifiche, applichiamo misure tecniche adeguate, tra cui:
    • Accesso ai database limitato e protetto da password complesse e autenticazione a due fattori (2FA).
    • Separazione dei ruoli all’interno dell’associazione (solo i volontari o i membri del direttivo autorizzati possono vedere i dati necessari alle loro mansioni).
    • Uso di connessioni cifrate (protocollo HTTPS) per la raccolta dei dati sul nostro sito web.
    • Sistemi di backup periodici per prevenire la perdita dei dati.
• Tempi di conservazione: Non conserviamo i tuoi dati per sempre, ma solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti, come riportato di seguito:
  • Dati dei soci: I dati anagrafici e di contatto legati alla tua qualifica di socio vengono conservati per tutta la durata del rapporto associativo. Una volta cessato il rapporto (per dimissioni o esclusione), i dati necessari alla tenuta del libro soci e alla prova delle delibere assembleari vengono conservati per 10 anni, in conformità con gli obblighi di legge civilistici e fiscali.
  • Dati di donatori e contabilità: I dati relativi a donazioni, quote associative versate ed emissione di ricevute vengono conservati per 10 anni dalla data della transazione, come previsto dalle normative fiscali e contabili vigenti.
  • Newsletter e comunicazioni esterne: Se ci hai fornito il consenso per ricevere la nostra newsletter o aggiornamenti sulle nostre attività, i tuoi dati saranno conservati fino a quando non deciderai di revocare il consenso (cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni email) o, in ogni caso, per un massimo di 24 mesi dall’ultima interazione o comunicazione inviata.
  • Immagini, foto e video: Il materiale multimediale raccolto durante i nostri eventi e pubblicato (previo consenso) sul nostro sito o sui social network rimarrà online fino a eventuale richiesta di rimozione da parte dell’interessato o fino a quando l’evento documentato non perderà rilevanza per la memoria storica dell’Associazione.
  • Al termine dei periodi sopra indicati, i dati cartacei verranno distrutti in modo sicuro (tramite distruggidocumenti) e i dati digitali verranno cancellati definitivamente o resi anonimi in modo irreversibile.

Con chi condividiamo i tuoi dati

I tuoi dati personali non saranno mai venduti, affittati o ceduti a terzi per finalità commerciali o di marketing. I tuoi dati saranno comunicati esclusivamente a soggetti terzi per ragioni strettamente legate al funzionamento dell’Associazione, all’adempimento di obblighi di legge o qualora tu abbia espresso un consenso esplicitamente.

Nello specifico, i tuoi dati potranno essere comunicati a:

• Responsabili esterni del trattamento e partner tecnici: Sono soggetti esterni che svolgono attività per conto della nostra Associazione, nominati formalmente come “Responsabili del Trattamento” ai sensi dell’Art. 28 del GDPR, e che garantiscono standard di sicurezza adeguati:
  • Professionisti e consulenti: Commercialisti o consulenti fiscali per la gestione della contabilità dell’associazione, dei bilanci e delle ricevute delle donazioni.
  • Fornitori di servizi IT e Cloud: Soggetti che gestiscono il nostro sito web, i server di archiviazione dati o il software gestionale dell’associazione.
  • Piattaforme di invio newsletter: Società esterne (es. Mailchimp, MailerLite, Sendinblue, ecc.) utilizzate per l’invio delle comunicazioni via email.
  • Gestori dei pagamenti: Istituti bancari o piattaforme di pagamento digitale (es. PayPal, Stripe, Sumup, banche per bonifici) per l’elaborazione di quote associative e donazioni.
• Enti Pubblici e Autorità: Soggetti a cui la comunicazione è obbligatoria per legge o per regolamenti istituzionali:
  • Amministrazione Finanziaria (Agenzia delle Entrate): Per la trasmissione dei dati relativi alle donazioni ricevute, consentendo ai donatori di beneficiare delle detrazioni fiscali nella dichiarazione dei redditi precompilata.
  • Enti e Registri Nazionali: Gli uffici del RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore) o altri enti pubblici vigilanti, per gli adempimenti previsti dal Codice del Terzo Settore.
  • Compagnie Assicurative: Per la stipula e la gestione delle polizze assicurative obbligatorie contro gli infortuni e la responsabilità civile verso terzi per i volontari e i soci (es. per attività sportive o escursioni).
• Diffusione pubblica (Foto e Video): I tuoi dati identificativi comuni non saranno diffusi al pubblico. Tuttavia, previo tuo specifico consenso, materiale multimediale (immagini o video) che ti ritrae durante le attività associative potrebbe essere pubblicato su:
  • Il sito web ufficiale dell’Associazione.
  • I canali social ufficiali dell’Associazione (es. Facebook, Instagram, YouTube).
  • Materiale informativo cartaceo (es. brochure, pieghevoli cartacei di presentazione dei progetti).

Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

In base al Regolamento Europeo (Articoli 15-22 del GDPR), hai il pieno controllo sui tuoi dati personali. In ogni momento, puoi esercitare i seguenti diritti nei confronti dell’Associazione:

• Diritto di Accesso (Art. 15): Hai il diritto di chiederci la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai tuoi dati e a tutte le informazioni previste dalla legge.
• Diritto di Rettifica (Art. 16): Hai il diritto di chiedere, senza ingiustificato ritardo, la correzione dei tuoi dati personali inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (es. se cambi indirizzo email o numero di telefono).
• Diritto alla Cancellazione / Diritto all’oblio (Art. 17): Hai il diritto di chiedere la cancellazione definitiva dei tuoi dati personali (es. se decidi di non essere più socio o di disiscriverti dalla newsletter). (Nota: L’Associazione non potrà cancellare quei dati che è obbligata a conservare per legge, come i dati fiscali delle donazioni o i verbali storici).
• Diritto di Limitazione del trattamento (Art. 18): Puoi chiedere che il trattamento dei tuoi dati sia limitato (cioè bloccato temporaneamente, senza essere cancellato) in casi specifici, ad esempio se ne contesti l’esattezza o la liceità.
• Diritto alla Portabilità dei dati (Art. 20): Hai il diritto di ricevere i dati personali che ci hai fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, per trasferirli a un altro titolare del trattamento.
• Diritto di Opposizione (Art. 21): Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento dei tuoi dati basato sul legittimo interesse dell’Associazione. Inoltre, hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento per finalità di comunicazione e raccolta fondi.
• Diritto di Revoca del Consenso: Se il trattamento si basa sul tuo consenso (es. per la newsletter o per le fotografie), puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Come esercitare i tuoi diritti

Per esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti, ti basta inviare una richiesta scritta, senza alcuna formalità o costo, ai recapiti dell’Associazione indicati al Punto 1 di questa informativa, e in particolare:

• Inviando una email a: vocineurodivergenti@gmail.com

L’Associazione prenderà in carico la tua richiesta e ti fornirà un riscontro nel più breve tempo possibile e, comunque, entro un mese dal ricevimento della stessa.

Diritto di reclamo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali violi le disposizioni del GDPR, hai il diritto di proporre un reclamo ufficiale all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma; sito web ufficiale: www.garanteprivacy.it), o all’autorità di controllo del Paese dell’UE in cui risiedi abitualmente o lavori.